Sistema de Gestión de Documentos
Repositorio centralizado donde todos los documentos del proyecto viven y se encuentran fácilmente
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Panel de Clientes — todos tus clientes organizados en un vistazo
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Centro de la Agencia — configura tu cuenta, equipo y ajustes globales
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Equipo y Proyectos — asigna miembros y define roles por proyecto
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Entregables — crea, versiona y organiza cada entrega por proyecto
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Acceso del Cliente — invítales al portal con un clic, sin fricción
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Seguimiento de Tareas — estados en tiempo real para todo el equipo
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Feedback y Trazabilidad — comentarios en contexto, historial de cada acción
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Calendario y Deadlines — comparte eventos, controla plazos y coordina reuniones
Panel de Clientes — todos tus clientes organizados en un vistazo
Cómo Funciona
Descubre cómo Sistema de Gestión de Documentos te ayuda a gestionar proyectos de forma profesional
Estructura automática por cliente y proyecto
Cada cliente tiene su espacio, cada proyecto su carpeta. Documentos viven donde corresponden sin esfuerzo manual.
Encuentra cualquier documento en segundos
Búsqueda por nombre, contenido, cliente, proyecto, fecha o tipo de archivo. Lo que necesitas aparece instantáneamente.
Control de acceso por roles predefinidos
El acceso se gestiona mediante tres roles predefinidos. Admin y Staff ven todos los clientes y proyectos; los Clientes solo ven sus propios proyectos asignados.
Ventajas Competitivas
Por qué equipos profesionales eligen el Sistema de Gestión de Documentos de Aprolio
Acabaron las búsquedas interminables
No más perder 15 minutos buscando 'ese PDF que envió el cliente hace un mes'. Búsqueda instantánea encuentra todo.
Onboarding de equipo 10x más rápido
Nuevo miembro del equipo accede al proyecto y ve todos los documentos relevantes organizados. No necesita preguntar dónde está cada cosa.
Cliente accede a sus documentos 24/7
Portal del cliente muestra todos sus contratos, briefs y entregables. No más 'me puedes reenviar el contrato'.
Versión única de verdad
Un solo repositorio elimina copias duplicadas en Dropbox, Drive, emails. Todos trabajan con la versión correcta.
Documentos confidenciales protegidos
Controla quién accede a documentos sensibles. Clientes solo ven sus archivos, no de otros clientes.
Auditoría completa de accesos
Log de quién accedió qué documento y cuándo. Útil para compliance y resolver disputas.
Antes vs Después
Cómo cambia tu forma de trabajar con Aprolio
Archivos en Dropbox, Drive, emails, laptops locales - caos total
Un solo repositorio centralizado donde todos los documentos viven organizadamente
Perder 20 minutos buscando 'brief_final_v3' en carpetas mal nombradas
Búsqueda instantánea por cualquier criterio - encuentras en 5 segundos
Nuevo del equipo preguntando 'dónde está X' durante semanas
Estructura clara donde todo es fácil de encontrar sin necesitar explicaciones
Cliente pidiendo 'reenvíame el contrato' porque lo perdió en su email
Cliente accede a portal y descarga cualquier documento cuando lo necesite
Quién Usa Esta Feature
Historias reales de equipos que transformaron su forma de trabajar
"Antes perdía 2 horas semanales buscando archivos dispersos. Con el repositorio centralizado de Aprolio, cualquier documento está a 10 segundos vía búsqueda. Esas 2 horas las dedico a trabajo productivo."
"Onboarding de un nuevo AM era pesadilla - darle acceso a 5 herramientas diferentes. Ahora solo Aprolio y tiene acceso a todos los documentos de sus clientes automáticamente."
"Teníamos archivos en Drive, Dropbox, emails. Era imposible saber cuál era la versión correcta. Migramos todo a Aprolio y ahora hay una sola fuente de verdad."
Resolvemos tus dudas sobre Sistema de Gestión de Documentos
Todo lo que necesitas saber para aprovechar al máximo esta funcionalidad
¿Cómo subo documentos al sistema?
Puedes subir documentos directamente desde la vista del proyecto con drag-and-drop o botón de upload. También puedes asociar documentos a entregables específicos o tareas para mantener contexto.
¿Hay límite en el tamaño de archivos que puedo subir?
Puedes subir hasta 5 archivos por versión con un peso combinado máximo de 25MB. Este límite aplica igual para todos los planes.
¿Puedo organizar documentos en carpetas personalizadas?
Sí, además de la estructura automática por cliente/proyecto, puedes crear carpetas personalizadas dentro de cada proyecto (ej: 'Contratos', 'Briefs', 'Recursos', 'Entregables Finales').
¿El cliente puede subir documentos a su proyecto?
Sí, desde su portal el cliente puede subir archivos (briefs, referencias, feedback en PDF). Esto centraliza todo en un solo lugar en lugar de recibir archivos por email.
¿Cómo controlo quién puede ver documentos confidenciales?
Hay permisos a múltiples niveles: por rol general (Admin, PM, Cliente), por proyecto completo, o por documento individual. Puedes marcar documentos específicos como 'Solo Admin' para máxima confidencialidad.
¿Qué pasa si alguien del equipo se va de la empresa?
Al desactivar un usuario, pierden acceso inmediato a todos los documentos. Esto protege tu información sin tener que cambiar contraseñas de múltiples herramientas externas.
¿Puedo compartir un documento con alguien externo temporalmente?
Los colaboradores externos (proveedores, freelancers) pueden acceder a los documentos necesarios con una cuenta gratuita que tú creas rápidamente. No necesitan pagar, solo aceptar la invitación.
Características Relacionadas
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